Coöperatie Reflekt HRM U.A. (Reflekt HRA) verwerkt persoonsgegevens. Wij houden ons hierbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de daaraan
verwante wet- en regelgeving. Reflekt HRA respecteert de privacy van de betrokkenen en bij de verwerking van persoonsgegevens staat zorgvuldigheid hoog in het vaandel.

Reflekt HRA is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Reflekt HRA is gevestigd aan Weert 13, te (6222 PG) Maastricht.
Het KvK-nummer is 59160837. U kunt ons bereiken per e-mail via info@reflekthra.nl.

Persoonsgegevens
Reflekt HRA verwerkt persoonsgegevens van cliënten en opdrachtgevers.
Persoonsgegevens zijn gegevens die betrekking hebben op én informatie geven over een individu, terwijl die gegevens kunnen worden herleid naar één of meerdere individuen.

Reflekt HRA verwerkt de volgende persoonsgegevens van cliënten:
- NAW-gegevens (naam, adres, postcode en plaats);
- contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummers);
- geboortedatum;
- geslacht;
- Burgerservicenummer (BSN) indien noodzakelijk;
- gegevens dienstverband;
- arbeidsverleden (CV en pasfoto);
- opdrachtofferte;
- doelstelling traject;
- functionele mogelijkheden en belastbaarheid (FML/AML);
- arbeidsdeskundige rapportage;
- uitkomsten vragenlijsten en instrumenten;
- plan van aanpak, tussentijdse rapportages en eindrapportage;
- wettelijke documenten Wet verbetering poortwachter;
- e-mailverkeer.

Reflekt HRA verwerkt de volgende persoonsgegevens van opdrachtgevers:
- NAW-gegevens organisatie (naam, adres, postcode en plaats);
- gegevens contactpersoon (naam en functie);
- contactgegevens contactpersoon (e-mailadres en telefoonnummers);
- geslacht contactpersoon;
- gegevens dienstverband;
- wettelijke documenten Wet verbetering poortwachter;
- e-mailverkeer.

Doeleinden
Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor diverse doeleinden, zoals:
- onderhouden van contact;
- informeren;
- begeleiden en coachen;
- beheren;
- factureren;
- innen van gelden en nemen van incassomaatregelingen;
- verrichten van administratieve handelingen;
- rapporteren en verantwoorden;
- nakomen van wettelijke verplichtingen;
- voeren van geschillen;
- plaatsen van gepersonaliseerde teksten op website of social media.

Wanneer dit in het kader van onze verantwoordelijkheid nodig is, zal Reflekt HRA persoonsgegevens aan derden verstrekken.

Grondslagen
Uw persoonsgegevens worden verwerkt door Reflekt HRA omdat hier gerechtvaardigde belangen voor zijn, zoals:
- voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- beschermen van financiële belangen;
- verbeteren van dienstverlening;
- beheren en beveiligen van informatie en systemen.

Verstrekking aan derden
In beginsel deelt Reflekt HRA uw persoonsgegevens niet met derden. In een aantal situaties delen wij uw persoonsgegevens echter wel met derden. Wanneer dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van zaken die onder de verantwoordelijkheid vallen van Reflekt HRA, deelt Reflekt HRA uw persoonsgegevens met derden. Dit is bijvoorbeeld aan de orde wanneer wij een rapportage dienen op te stellen op verzoek van een opdrachtgever conform gemaakte afspraken in de overeenkomst, of indien wij op uw verzoek contact opnemen met derden. Pas wanneer wij hiertoe uw toestemming hebben gekregen, deelt Reflekt HRA uw persoonsgegevens met derden. Uw toestemming geldt alleen als daar duidelijk uit blijkt waarvoor de toestemming is gegeven. U kunt de toestemming op ieder gewenst moment intrekken.

Doorgeven van gegevens buiten de EER
Voor zover nagegaan kan worden, worden uw persoonsgegevens niet doorgegeven aan landen buiten de EER (de Europese Economische Ruimte, bestaande uit landen van de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland).

Bewaartermijn
Reflekt HRA bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Wanneer een wettelijke bewaartermijn geldt, zal Reflekt HRA uw persoonsgegevens ten minste gedurende die periode bewaren. Dossier bewaren wij tot 2 jaar na afsluiting van het traject.

Social Media
Reflekt HRA maakt gebruik van social media, zoals LinkedIn, Facebook en Twitter. Wanneer u functies op onze pagina binnen social media gebruikt, is het mogelijk dat wij persoonsgegevens van u verwerken.

Beveiliging
Reflekt HRA vindt het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies van of onbevoegde toegang tot uw persoonsgegevens. Hiervoor zijn passende beveiligingsmaatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De website van Reflekt HRA beschikt over een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.

Rechten
U heeft, als betrokkene, een aantal rechten tegenover Reflekt HRA. Deze rechten zijn in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) opgesomd. Al deze rechten kunt u jegens Reflekt HRA uitoefenen, door dit schriftelijke kenbaar te maken.

A. Recht op transparante informatie, communicatie en andere regels voor de uitoefening van uw rechten.

B. Recht van inzage.
U heeft het recht om te informeren of uw persoonsgegevens worden verwerkt. Worden uw persoonsgegevens verwerkt, dan heeft u er recht op te weten welke persoonsgegevens worden verwerkt en hoe dit gebeurt. Daarnaast heeft u recht op inzage in uw persoonsgegevens en op een kopie daarvan. Dit recht is een soort hulprecht, om de uitoefening van de hierna te bespreken rechten mogelijk te maken.

C. Recht van rectificatie.
Dit is uw recht op verbetering of aanvulling van uw persoonsgegevens. Zijn verwerkte persoonsgegevens onjuist of onvolledig, dan heeft u het recht deze te laten corrigeren en/of aanvullen. Leidt dit ertoe dat wij overgaan tot verbetering of aanvulling, dan zullen wij deze wijzigingen doorgeven aan onze externe partners indien dit voor de verwerking noodzakelijk is.
U heeft er recht op dat Reflekt HRA in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke elke ontvanger van de persoonsgegevens op de hoogte brengt van de rectificatie, de wissing of de beperking van de verwerking. Verzoekt u hierom, dan moet Reflekt HRA u informatie verschaffen over de ontvangers.

D. Recht op vergetelheid
Dit is het recht op gegevenswissing. Hiermee krijgt u het recht om overtollige persoonsgegevens te laten wissen. Dit recht geldt ook in openbare archieven en in internet-zoekresultaten. Maakt u hier gebruik van, dan moeten de persoonsgegevens gewist worden: zij worden zonder onredelijke vertraging helemaal verwijderd.

Reflekt HRA zal enkel overgaan tot gegevenswissing indien: de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor Reflekt HRA deze heeft verwerkt; - u uw toestemming voor (verdere) verwerking intrekt en er geen andere grondslag voor verwerking meer is; - u gemotiveerd bezwaar maakt en er geen dwingende redenen zijn om uw bezwaar niet te honoreren; - de persoonsgegevens door ons onrechtmatig zijn verwerkt; - wij uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting moeten wissen. In een aantal situaties kan geen gebruik worden gemaakt van uw recht op gegevenswissing. Wanneer dit aan de orde is, informeert Reflekt HRA u hier schriftelijk en gemotiveerd over.

E. Recht op beperking van de verwerking.
Dit houdt in dat de verwerking van (bepaalde) persoonsgegevens voor een bepaalde tijd stop wordt gezet, zodat een probleem kan worden opgelost. Bent u er bijvoorbeeld achter gekomen dat sommige persoonsgegevens niet correct zijn, en heeft u gebruik gemaakt van uw recht van rectificatie en heeft Reflekt HRA dit nog in behandeling, dan kunt u gebruik maken van uw recht op beperking van de verwerking.

F. Recht van dataportabiliteit.
Dit is het recht op overdraagbaarheid van gegevens. Hiermee kunt u een kopie van uw persoonsgegevens eisen, in een leesbare en bruikbare vorm voor uzelf of voor een andere dienstverlener.

G. Recht van bezwaar
U mag tegen verwerking van uw persoonsgegevens door Reflekt HRA te allen tijde bezwaar maken. Terwijl wij uw bezwaar in behandeling nemen, zullen wij de verwerking beperken (zie het onder e. opgenomen recht), tenzij Reflekt HRA dwingende redenen heeft die voortzetting van de verwerking rechtvaardigen.

Klachten
Heeft u een klacht over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt, dan staat de mogelijkheid open een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens zal uw klacht dan in behandeling nemen. Deze privacyverklaring is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de daaraan verwante wet- en regelgeving.

Wijzigingen privacyverklaring
Reflekt HRA behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring periodiek te actualiseren. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 21 mei 2018.

Versie 2018.21.05